體系認證對于企業(yè)來講如今是一種趨勢，當(dāng)我們在進行體系審核過程中，難免會遇到一些常見問題。那么當(dāng)我們在面對這些常見問題時，該采取哪些措施呢？今天就由山東中遠認證的小編為您講一講常見問題及應(yīng)對措施有哪些？

中遠認證

一、比葫蘆畫瓢、克隆文件

一些企業(yè)在初建體系時，常常借助咨詢機構(gòu)推薦的文件樣本，或者從其他公司借閱的模本，擬訂自己的質(zhì)量文件，這些企業(yè)有的能結(jié)合自身實際，參照別人的文件制訂屬于本公司的文件，經(jīng)反復(fù)修改、試行、驗證后執(zhí)行，這種模式當(dāng)然無可厚非；但個別企業(yè)卻是在有了這些方便條件下，照搬照抄、簡單克隆，甚至將別人的電子文本簡單進行名稱、崗位的“替換”就成了自己的文件，以至于在進行其后的培訓(xùn)貫標(biāo)時，文件編制者就不知道一些段落的真正含義，這類文件，往往脫離企業(yè)實際，文件不具操作性、適應(yīng)性，這樣的體系即便較終通過了所謂認證審核，對公司的質(zhì)量管理也起不了多少促進作用。

應(yīng)對措施：作為外審員，一旦發(fā)現(xiàn)這類問題應(yīng)中止審核，并引導(dǎo)企業(yè)端正認識，認識到體系標(biāo)準(zhǔn)對企業(yè)管理的建設(shè)性和突破性，體系文件要全面返工，審核員在此后審核中，要將文件與標(biāo)準(zhǔn)的符合性、貫標(biāo)培訓(xùn)過程材料及培訓(xùn)效果驗證、文件的實用性、有效性作為審核重點。

作為企業(yè)內(nèi)部的審核員，一旦發(fā)現(xiàn)這類問題，要將這些問題作為內(nèi)審輸出的重點向較高管理者進行反映，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到公司體系的建立從認識上、方法上、方向上存在偏差，上層領(lǐng)導(dǎo)需予以關(guān)注。

作為公司體系主管部門，這類問題是大多數(shù)公司建立體系之初較容易出現(xiàn)的問題，必須從方法上對各部門、流程各環(huán)節(jié)進行引導(dǎo)，確保文件能夠充分體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)要求、體現(xiàn)管理者訴求、體現(xiàn)質(zhì)量管理的客觀要求，對作業(yè)指導(dǎo)書必須體現(xiàn)操作性，必要時文件編制人員要親自到作業(yè)現(xiàn)場按實際操作進行同步描述，確保文件的可操作性、實用有效性。

二、硬件不足、得過且過

認證標(biāo)準(zhǔn)是對企業(yè)通過認證的基本要求。企業(yè)認證時，大型企業(yè)、新型企業(yè)硬件方面的問題一般較少，但一些小個體企業(yè)、原國有改制企業(yè)或者從個人小作坊轉(zhuǎn)化而來的民營小企業(yè)，公司因取證、換證或強制性標(biāo)識資質(zhì)審查時要符合相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求，而由于從前期規(guī)模小、不規(guī)范背景下發(fā)展過來存在認識上的盲點，因此企業(yè)在發(fā)展中對硬件沒有做到同步投入，廠房簡陋，比如做食品的根本沒有什么一更二更，根本不具備更衣、消毒、溫控、檢測等條件，廠區(qū)所處位置不合理，企業(yè)存在的先天不足從根本上限制了進一步改造能夠達標(biāo)的可能性，作為認證機構(gòu)，必須有企業(yè)可通行認證的底線，有些典型企業(yè)是不能進行認證和通過審核的。

應(yīng)對措施：對于外審員來說，當(dāng)企業(yè)不具備硬件條件時，要分清這類企業(yè)是否具備改造的條件，有些工廠在硬件上先天缺陷，比如廠區(qū)靠近污染源、廠房格局或建筑材料不具備改造條件，可能這些企業(yè)即便改造從根本上仍達不到認證要求，這種條件下，作為審核員要在第一時間告知企業(yè)其存在局限性，要及時做出不宜認證的告知工作。但如果企業(yè)經(jīng)過一定投入可以進行符合性改造，那么作為認證人員可以從技術(shù)上提供某些指導(dǎo)，建議其在咨詢公司的具體指導(dǎo)下，本著投資小、但改造后須滿足質(zhì)量要求的雙重原則，由企業(yè)在有限的時間內(nèi)進行改造投入。

當(dāng)公司硬件不符合認證要求時，作為公司人員，要認識到認證不是目的，作為一個企業(yè)，生產(chǎn)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品是市場競爭的基本法則、是企業(yè)生存的道德準(zhǔn)則、是履行社會責(zé)任，企業(yè)要做的，就是必須在符合質(zhì)量認證標(biāo)準(zhǔn)前提下，如何較節(jié)約、較高效地實施改造，以滿足認證所要求的所有標(biāo)準(zhǔn)條件。